30 mar Ako sa varí TEDx polievka
Každé podujatie je ako varenie polievky. Postupne pridávate ingrediencie, aby ste si po dovarení vychutnali jej skvelú chuť.
Ak ste už niekedy organizovali nejaké podujatie, máte zrejme predstavu, čo všetko náš tím musí vybaviť, zariadiť, pripraviť, prerobiť, zamietnuť, schváliť, vydiskutovať a niekedy aj vyhádať. Pre ostatných to trochu rozpíšem, nech majú lepšiu predstavu, ako sa tá TEDx polievka tento rok varí.
Základom je tím, ktorý bolo potrebné doplniť. Väčšina z tímu pracovala na TEDxBratislava aj v roku 2010, ďalší noví členovia boli minulý rok dobrovoľníci alebo účastníci. My nováčikovi sme zareagovali či už na výzvu na Facebooku, alebo niekto poznal niekoho, kto poznal niekoho a ten niekto mal chuť pridať sa.
Tím sa pomerne rýchlo sformoval a nasledovalo niekoľko stretnutí, na ktorých sa viac-menej zadelili pozície. Máme 11 hlavných oblastí, v rámci ktorých sa vytvárajú a koordinujú úlohy. Od programu a rečníkov, cez stránku a blog až po registrácie. V každej z oblastí je niekoľko členov tímu, ale zároveň všetci hovoria do všetkého. Zrejme by bolo veľa zmätku, keby sme nemali projektových manažérov Vlada a Danku, vďaka ktorým sa na stretnutiach až tak veľmi nezakecávame a zároveň máme všetko vždy spísané buď v TeamLabe alebo na Google dokumentoch.
Na treťom stretnutí sme konečne dospeli ku claimu. Nebolo to vôbec jednoduché, najprv sme hľadali akési pokračovanie minuloročného Myseľ dokorán, povymýšľali sme všetko možné aj nemožné. A potom prišiel Vlado s Tvoríme budúcnosť. Dnes …
Keď už sme ho konečne mali, veci sa začali hýbať trochu svižnejšie. Rečníkov sme začali preberať už aj pred claimom, ale teraz sme už vedeli, aké témy a ľudí by sme chceli. Každý z nás hádže návrhy do fóra aj s dôvodmi, prečo ten rečník áno, ostatní komentujeme. Zoznam neskôr skracujeme, rečníkov oslovujeme, vyraďujeme, ak nemôžu, značíme si tých, ktorí sú istí na 99 %. A program sa pomaly rysuje. Niektorým rečníkom zabezpečujeme dopravu, ubytovanie či program počas ich pobytu na Slovensku. Zároveň s nimi preberáme ich vystúpenie, aby bolo čo najlepšie z hľadiska obsahu aj formy.
No a popritom ďalšie činnosti – tvorba webu a blogu, komunikácia cez sociálne siete a s médiami, oslovovanie minuloročných rečníkov, nakrúcanie videí s nimi, fotenie, vytváranie dizajnu a materiálov, vymýšľanie a zabezpečenie aktivít počas prestávok, zabezpečenie priestorov (tento rok o čosi jednoduchšie, keďže sa bude TEDx Bratislava opäť konať v Heineken Tower Stage), občerstvenia a techniky, vrátane online prenosu a natočenie záznamov. No a samozrejme oslovujeme sponzorov a partnerov, bez ktorých by bolo zorganizovanie TEDx o čosi ťažšie. Tieto aktivity už sú rozbehnuté a čaká nás ešte niekoľko ďalších, ktoré sa budp rozbiehať s blížiacim sa 21. májom 2011, ako napríklad registrácia a komunikácia s účastníkmi alebo hľadanie a koordinácia dobrovoľníkov.
Všetci štrnásti členovia tímu komunikujeme cez email, telefón, párkrát za mesiac máme veľké stretnutie celého tímu, niekedy sa stretávajú len menšie tímy ohľadom konkrétnych úloh. Aj keď to môže vyzerať ako guláš, veríme, že z toho bude polievka, ktorá zachutí každému.